Nous avons tous 24 heures par jour. Mais pourquoi semble-t-il que certaines personnes sont en mesure de tirer le meilleur parti de chaque minute de la journée? Croyez-le ou non, ils n’ont pas le pouvoir de ralentir le temps. Ils savent cependant gérer correctement leur temps .
Vous voulez savoir comment devenir également maître de la gestion du temps ? Commencez par utiliser ces 20 conseils de gestion du temps super puissants.
1. Créez un audit de temps.
En ce qui concerne la gestion du temps, la première étape que vous devez prendre est de savoir où va réellement votre temps. Vous pensez peut-être que vous n’envoyez que 30 minutes par e – mail , mais en réalité, cette tâche consomme une heure de votre journée.
Le moyen le plus simple de suivre votre temps est de télécharger une application comme RescueTime , Toggl ou mon calendrier d’ application pour suivre tout ce que vous faites pendant une semaine. Vous pouvez ensuite accéder à un rapport pour découvrir ce qui vous dérobe votre temps. Avec ces informations, vous pouvez ensuite effectuer les ajustements appropriés.
2. Fixez un délai à chaque tâche.
J’ai trouvé que fixer un délai à chaque tâche m’empêche de me laisser distraire ou de tergiverser. Par exemple, si je veux écrire un article pour mon blog, je me donne deux heures. Donc, si j’ai commencé à 8h du matin, j’essaie de le faire écrire avant 10h.
D’une certaine manière, cela devient un jeu.
Comme je mets des tampons entre les tâches et les activités, si je ne termine pas la tâche à temps, je peux toujours y travailler sans manger dans le temps réservé à autre chose.
3. Utilisez une liste de tâches, mais n’abandonnez pas les tâches.
«Tous les objectifs et projets sont constitués de parties plus petites qui doivent être accomplies pour atteindre l’objectif ou achever le projet. Créez des listes de tâches pour chaque objectif et projet, répertoriant toutes les étapes mesurables qui doivent être accomplies », suggère William Lipovsky.
«En plus de vous concentrer, cela vous motive également car vous pouvez voir ce que vous avez déjà accompli et ce qui reste.»
En même temps, il y aura des interruptions qui pourraient vous empêcher de terminer une tâche. William vous recommande de «vous assurer de toujours revenir et terminer ces tâches une fois que vous en êtes capable. Cela peut vous obliger à fixer une limite au nombre de tâches sur lesquelles vous travaillez à un moment donné. »
4. Planifiez à l’avance.
L’une des pires choses que vous puissiez faire est de vous réveiller sans plan pour la journée. Au lieu de vous concentrer sur ce qui doit être fait, vous vous promenez sans but et vous occupez de questions plus triviales.
C’est pourquoi vous devez toujours planifier à l’avance en utilisant l’une de ces options;
- La nuit avant. Avant de quitter le travail pour la journée, passez les 15 dernières minutes à organiser votre bureau et à composer une liste de vos articles les plus importants pour demain.
- Première chose le matin. Au cours de votre routine matinale, notez les 3 ou 4 questions les plus urgentes et importantes qui doivent être abordées aujourd’hui et travaillez dessus lorsque vous êtes le plus productif.
5. Passez vos matinées sur les MIT.
Mark Twain a dit un jour: « Si c’est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire à la première heure du matin. Et si c’est votre travail de manger deux grenouilles, il est préférable de manger le plus gros en premier. »
Brut? Sûr. Mais, le point que Twain faisait valoir que vous devriez prendre soin de vos tâches les plus importantes et les plus difficiles le matin, alias vos tâches les plus importantes (MIT) de la journée.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles cette astuce de gestion du temps est si efficace. Pour commencer, vous avez généralement le plus d’énergie dans la matinée. Il est donc préférable de s’attaquer à ces tâches lorsque vous n’êtes pas épuisé. Vous pouvez également utiliser ce sentiment d’accomplissement pour passer le reste de la journée.
6. Apprenez à déléguer / externaliser.
La délégation et l’externalisation peuvent devenir un peu délicates. Pour certains, il est difficile de laisser quelqu’un d’autre faire le travail qu’avant. Pour d’autres, ils n’ont pas le temps de former quelqu’un d’autre pour accomplir certaines tâches.
Le fait est que la délégation ou l’externalisation sont de véritables gains de temps car cela réduit votre charge de travail – ce qui signifie que vous avez plus de temps à consacrer à des tâches plus importantes ou à moins de travail. Remettez les responsabilités aux membres de l’équipe qui sont qualifiés ou embauchez un pigiste expérimenté. Et, si vous décidez de suivre une formation en interne, l’investissement initial en vaudra finalement la peine.
7. Éliminez le demi-travail.
«À notre époque de distraction constante, il est stupidement facile de diviser notre attention entre ce que nous devrions faire et ce avec quoi la société nous bombarde», écrit James Clear .
«Habituellement, nous équilibrons les besoins des messages, des e-mails et des listes de tâches en même temps que nous essayons d’accomplir quelque chose. Il est rare que nous soyons pleinement engagés dans la tâche à accomplir. »
Clear a surnommé ce «demi-travail» et voici quelques exemples;
- Vous rédigez un rapport, mais arrêtez au hasard pour vérifier votre téléphone sans raison.
- Vous essayez une nouvelle routine d’entraînement, mais passez à un nouveau programme quelques jours plus tard, car vous avez lu à ce sujet en ligne.
- Pendant que vous parlez au téléphone, votre esprit se promène dans votre boîte de réception.
«Peu importe où et comment vous tombez dans le piège du demi-travail, le résultat est toujours le même: vous n’êtes jamais pleinement engagé dans la tâche à accomplir, vous vous engagez rarement à une tâche pendant de longues périodes, et cela prend vous deux fois plus de temps pour accomplir la moitié autant », ajoute Clear.
Clear a découvert que la meilleure façon de surmonter le demi-travail est de bloquer «un temps considérable pour se concentrer sur un projet et éliminer tout le reste». Par exemple, il choisira un exercice et se concentrera uniquement sur cet exercice pendant l’entraînement. Il se consacrera également quelques heures à se consacrer à un projet important, mais laissera le téléphone dans une autre pièce.
«Cette élimination complète des distractions est le seul moyen que je connaisse pour entrer dans un travail profond et concentré et éviter les sessions fragmentées où vous faites simplement un demi-travail.»
8. Modifiez votre horaire.
Si vous lisez cet article, c’est évidemment parce que vous voulez découvrir une gestion du temps utile – et je suis plus qu’heureux de vous aider à mettre. Mais, si vous rencontrez des difficultés avec la gestion du temps, la solution peut être aussi simple que de changer votre horaire.
Par exemple, au lieu de dormir jusqu’à 6 h 30, réveillez-vous une heure plus tôt. Personnellement, je trouve que 5 h 15 est le moment le plus productif de la journée car cela me donne le temps de faire de l’exercice, de planifier ma journée, de parcourir mes courriels et même de travailler sur des projets parallèles sans être dérangé.
Pensez également à vous réveiller plus tôt le week-end et à réduire la quantité de télévision que vous regardez.
9. Laissez un temps tampon entre les tâches et les réunions.
Sauter immédiatement d’une tâche ou d’une réunion à l’autre peut sembler une bonne utilisation de votre temps, mais cela a en fait l’effet inverse. Nous avons besoin de temps pour nettoyer nos esprits et nous ressourcer en nous promenant, en méditant ou tout simplement en rêvassant. Après tout, le cerveau humain ne peut se concentrer que pendant environ 90 minutes à la fois .
Sans cette pause, il est plus difficile de rester concentré et motivé. La planification de la durée de la mémoire tampon peut également empêcher le retard de votre prochaine réunion. Je trouve que 25 minutes entre les tâches et les réunions représentent une durée de mémoire tampon idéale.
10. Organisez-vous et effectuez une seule tâche.
L’Américain moyen passe 2,5 jours par an à la recherche d’articles égarés . Par conséquent, nous dépensons plus de 2,7 milliards de dollars annuellement pour remplacer ces articles. Au lieu de perdre votre temps et votre argent, organisez-vous.
Commencez par avoir une maison pour tout et assurez-vous que les articles sont remis à leur place. À la fin de la journée, nettoyez votre lieu de travail et créez un système de gestion des documents.
Et commencez à effectuer des tâches simples. La plupart des gens citent le multitâche comme le principal coupable d’avoir égaré des éléments.
11. Suivez la règle 80-20.
«Le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle 80-20, suggère que 80% des résultats proviennent de 20% des efforts déployés. Ceci est couramment utilisé dans les ventes, car 80% des ventes proviennent généralement de 20% des clients», écrit Renzo Costarella dans un précédent article du calendrier .
«En ce qui concerne la façon dont vous devez gérer votre temps, ce principe peut également être appliqué. 80% de vos résultats proviennent de 20% de vos actions. »
Renzo vous suggère de commencer par regarder «votre emploi du temps ou votre liste de tâches tous les jours. Dans un souci de simplicité, essayez de descendre cinq tâches que vous devez accomplir. En utilisant le principe, vous pouvez probablement éliminer la majorité des éléments de votre liste. Cela peut sembler anormal au début, mais les heures supplémentaires vous obligeront à intensifier vos efforts sur les tâches les plus importantes. »
12. Utilisez un calendrier en ligne.
Les calendriers sont depuis longtemps un outil fondamental pour la gestion du temps. Cependant, les calendriers en ligne ont fait passer cela au niveau supérieur. En effet, vous pouvez y accéder à partir de plusieurs appareils, planifier facilement des réunions et des rendez-vous, configurer des rappels, créer des blocs de temps et planifier des événements récurrents.
Personnellement, j’utilise Google Agenda. Je pense que c’est le meilleur. Mais Outlook et Apple Calendar fonctionnent également bien.
13. Arrêtez d’être parfait.
Lorsque vous êtes perfectionniste, rien ne sera jamais assez bon. Cela signifie que vous continuerez à revenir à la même tâche encore et encore. Selon vous, quelle sera la productivité de votre journée?
Alors, arrêtez d’être parfait. Ça n’existe pas. Faites de votre mieux et continuez.
14. Dites simplement «non»
Je sais que tu ne veux déranger personne. Mais vous ne pouvez gérer qu’une telle quantité. Si vous avez déjà une assiette pleine, refusez cette invitation à dîner ou aidez vos collègues sur un projet jusqu’à ce que vous ayez du temps libre.
15. Instiller des habitudes clés de voûte.
Charles Duhigg, auteur de « Le pouvoir de l’habitude », a inventé le terme «habitudes clés». Mais qu’est-ce que c’est? Autrement dit, ce sont des habitudes qui peuvent transformer votre vie, comme faire de l’exercice, suivre ce que vous mangez, développer des routines quotidiennes et méditer.
Ces habitudes remplacent les mauvaises habitudes et sollicitent d’autres bonnes habitudes. En conséquence, vous serez en meilleure santé, plus concentré et mieux adapté pour gérer votre temps.
16. Ne perdez pas de temps à attendre.
Je serai honnête. Je ne peux pas attendre. Ce n’est pas que je suis impatient. C’est juste que je sais que c’est du temps qui pourrait être mieux dépensé ailleurs.
Cependant, au lieu de perdre ce temps, j’ai trouvé des moyens d’en tirer le meilleur parti. Par exemple, assis dans une salle d’attente, je lis un livre inspirant, j’écoute un podcast ou je prépare un prochain billet de blog.
17. Télétravail.
Saviez-vous que le trajet moyen américain dure plus de 26 minutes ? Et, pour aggraver les choses, ce trajet quotidien s’allonge. Ajoutez à cela le temps qu’il vous faut pour vous préparer et vous pouvez facilement voir combien de temps est perdu pour se rendre au travail et en revenir.
Bien qu’il ne soit pas possible pour tous les emplois, le télétravail, même deux fois par semaine, peut vous faire économiser plusieurs heures par semaine.
18. Trouvez l’inspiration.
Quand je traîne, j’utilise des sources d’inspiration comme un TED Talk ou une biographie. C’est un moyen simple de rallumer ce feu pour me motiver et me remettre sur la bonne voie.
19. Tâchez de regrouper une tâche similaire.
Lorsque vous avez un travail connexe, regroupez-les. Par exemple, ne répondez pas à vos e-mails et appels téléphoniques tout au long de la journée. Planifiez une heure spécifique pour gérer ces tâches.
La raison? Différentes tâches nécessitent différents types de réflexion. En regroupant les tâches associées, votre cerveau ne change pas de vitesse – ce qui signifie que vous perdez ce temps de réorientation.
20. Faites moins.
Ceci est une tactique de Leo Babauta. Il a commencé le blog Zen Habits et c’est définitivement une lecture incontournable. Alors, qu’est-ce que Leo a à dire à propos de faire moins.
Faire moins ne veut pas dire «moins c’est plus». Cela signifie «moins c’est mieux». Cela se fait en ralentissant, en étant conscient de ce qui doit être fait et en se concentrant uniquement sur ces choses. Une fois que vous le faites, faites en sorte que chaque action compte. En conséquence, vous créerez plus de valeur au lieu de simplement du fourrage.
Commentaires récents